انواع انبارگردانی

۱. انبارگردانی پایان سال
این نوع از انبارگردانی معمولاً یک بار در پایان سال مالی انجام می‌شود. در این فرآیند کلیه کالاها و موجودی‌های انبار به دقت شمارش می‌شوند تا امکان انتقال موجودی دقیق به سال مالی جدید فراهم شود. این نوع انبارگردانی پایه و اساس تهیه صورت‌های مالی معتبر را تشکیل می‌دهد.

۲. انبارگردانی میان دوره‌ای
انبارگردانی میان دوره‌ای معمولاً در پایان نیم‌سال اول مالی انجام می‌شود. مشابه مدل انبارگردانی پایان سال، در این روش نیز کلیه کالاها شمارش می‌شوند. این کار به مدیران امکان می‌دهد در میانه سال از صحت موجودی‌ها اطمینان حاصل کرده و اقدامات اصلاحی لازم را به موقع انجام دهند.

۳. انبارگردانی رندم یا موردی
این نوع از انبارگردانی در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر و با هدف اطمینان از صحت موجودی ثبت شده برای کالاهای انبار انجام می‌شود. در این مدل ممکن است تعدادی از کالاها به صورت تصادفی یا تمامی کالاها شمارش شوند و با کاردکس موجودی مقایسه شوند. این روش به ویژه برای کالاهای با ارزش بالا یا پرتعداد بسیار موثر است.

مراحل اجرای انبارگردانی

اجرای موفقیت‌آمیز انبارگردانی نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و رعایت مراحل زیر است:

• تعیین برنامه زمانی: مشخص کردن روز و ساعت شروع و پایان انبارگردانی به منظور جلوگیری از ورود و خروج کالا در حین عملیات

• تجهیزات و فرم‌ها: فراهم‌سازی مایحتاج لازم شامل فرم‌های مخصوص، ابزار و وسایل شمارش

• تعیین سرپرست: انتخاب سرپرست عملیات انبارگردانی که مسئولیت نظارت بر شمارش را بر عهده خواهد داشت

• تشکیل گروه‌های شمارش: تعیین گروه‌های شمارش و ارائه آموزش‌های لازم به آنان

• آماده‌سازی انبار: آماده‌سازی انبار و کنترل و تفکیک موجودی‌های قابل شمارش

• تفکیک کالاها: شناسایی و تفکیک کالاهای امانی، ضایعات، لوازم اسقاطی و کالاهای راکد

• ثبت اسناد: ثبت شماره آخرین سند رسید و حواله انبار پیش از شروع عملیات

• شمارش موجودی: اجرای فرآیند شمارش با دقت بالا

• تایید نهایی: تایید و امضای برگه‌های شمارش شده توسط سرپرست شمارش

• تهیه صورت جلسه: تدوین صورت جلسه نهایی از چگونگی انجام انبارگردانی

مزایای اجرای منظم انبارگردانی

کنترل و بهینه‌سازی موجودی‌ها
شرکت‌های حسابداری و حسابداران با نظارت دقیق بر موجودی انبار، از افزایش بیش از حد کالاها در انبار جلوگیری می‌کنند. این کار مانع از خرابی کالاها و زیان‌های ناشی از تغییرات قیمت می‌شود.

مدیریت موثر موجودی‌ها
دریافت و استقرار صحیح کالاها، حفاظت از آن‌ها و در دسترس بودن موجودی‌ها در انبار به آسانی انجام می‌شود. این امر موجب می‌شود نیازهای سازمان به موقع برطرف شود.

پیشگیری از اتلاف منابع
جلوگیری از سفارش‌های تکراری و خریدهای غیرضروری از دیگر مزایای مهم انبارگردانی منظم است.

ارائه اطلاعات دقیق به مدیریت
اطلاعات مورد نیاز مدیران در رابطه با مقدار موجودی کالا و میزان مصرف آن به موقع تهیه شده و شمارش به آسانی صورت می‌گیرد. این اطلاعات پایه تصمیم‌گیری‌های استراتژیک مدیریت قرار می‌گیرد.

بهبود فرآیندهای مالی
انبارگردانی دقیق موجب افزایش قابلیت اعتماد اطلاعات مالی شده و به بهبود فرآیندهای budgeting و forecasting کمک می‌کند.

انبارگردانی نه تنها یک الزام قانونی، بلکه یک ضرورت مدیریتی برای سازمان‌هایی است که به دنبال بهبود مستمر فرآیندها و بهینه‌سازی منابع خود هستند.

نقش فناوری در تسهیل فرآیند انبارگردانی
امروزه با پیشرفت فناوری، استفاده از نرم‌افزارهای مدرن انبارداری تحول چشمگیری در فرآیند انبارگردانی ایجاد کرده است. این نرم‌افزارها با قابلیت‌هایی نظیر کدگذاری QR و بارکد، امکان شمارش دقیق و سریع موجودی‌ها را بدون نیاز به توقف فعالیت‌های انبار فراهم می‌کنند. همچنین، با یکپارچه‌سازی این نرم‌افزارها با سیستم‌های مالی، گزارش‌گیری‌های لحظه‌ای از موجودی، شناسایی خودکار کالاهای راکد و کم‌گردش، و تطبیق فوری اطلاعات فیزیکی با داده‌های سامانه ممکن می‌شود. این امر نه تنها زمان و هزینه‌های عملیات انبارگردانی را به‌طور قابل توجهی کاهش می‌دهد، بلکه دقت و قابلیت اطمینان نتایج را نیز به حداکثر می‌رساند.