کنترل‌ پیش‌از عمل مستقیماً روی ورودی‌ها دست می‌گذارد.
چون اگر ورودی مشکل داشته باشد، انتظار خروجی سالم، توهم است.

نمونه‌های ورودی‌های قابل کنترل:

• مهارت و شایستگی کارکنان
• کیفیت مواد اولیه
• شفافیت اهداف
• استانداردها و دستورالعمل‌ها
• برنامه‌ریزی زمان و بودجه

مدیری که این‌ها را قبل از شروع پروژه تنظیم نمی‌کند، بعداً هرچقدر هم کنترل حین یا پس از عمل داشته باشد، فقط در حال جبران خسارت است.

مثال‌های واقعی از کنترل‌ پیش‌از عمل

۱. استخدام نیروی انسانی

مصاحبهٔ دقیق، آزمون مهارتی و بررسی سابقه، همگی کنترل پیش از عمل هستند.
اگر نیروی نادرست  وارد سیستم شود، بعداً با هزار آیین‌نامه هم درست نمی‌شود.

۲. آموزش پیش از شروع کار

آموزش ایمنی قبل از ورود به خط تولید، یا آموزش فرآیند فروش قبل از تماس با مشتری، نمونهٔ کلاسیک کنترل پیش از عمل است.
اینجا هدف «اصلاح» نیست؛ جلوگیری از اشتباه است.

۳. استانداردسازی

تعریف چک‌لیست‌ها، دستورالعمل‌ها و معیارهای کیفیت، قبل از شروع عملیات.
این‌ها به کارکنان می‌گویند چه چیزی «قابل قبول» است و چه چیزی نیست؛ قبل از اینکه تصمیم اشتباه بگیرند.

کنترل پیش از عمل، نشانهٔ بلوغ مدیریتی است.

مدیری که فقط کنترل پس از عمل دارد، هنوز در سطح «خاموش کردن آتش» مانده است.

محدودیت‌ها و سوء‌برداشت‌های رایج

بیایید روراست باشیم؛ کنترل پیش از عمل معجزه نیست.

هزینه‌بر است: آموزش، استانداردسازی و برنامه‌ریزی ارزان نیست.

همه‌چیز قابل پیش‌بینی نیست: محیط‌های پویا همیشه غافلگیری دارند.

کنترل بیش‌ازحد خفه‌کننده است: اگر افراط شود، خلاقیت را می‌کشد.

درنتیجه کنترل باید هوشمندانه باشد، نه وسواسی.

کنترل پیش از عمل در صنعت پخش؛ جایی که کیفیت کار از پشت میز شروع می‌شود.

در شرکت‌های پخش معمولاً وقتی صحبت از کنترل می‌شود، ذهن‌ها می‌رود سمت گزارش‌های فروش، فاکتورهای سوختی یا مرجوعی‌ها. یعنی زمانی که کار عملاً انجام شده و فقط می‌توان خسارت را اندازه گرفت. اما بخش مهمی از این مشکلات، خیلی زودتر و قبل از اینکه حتی یک فاکتور صادر شود، شکل می‌گیرد.

کنترل پیش از عمل دقیقاً به همین نقطه‌ها توجه دارد؛ به تصمیم‌هایی که پیش از شروع عملیات گرفته می‌شوند و مسیر کل ماه کاری را تعیین می‌کنند.

خرید؛ تصمیمی که همه‌چیز را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد

در بسیاری از شرکت‌های پخش، خرید بیشتر بر اساس تخفیف‌های کارخانه یا تجربه‌های ذهنی انجام می‌شود. اگرچه این عوامل بی‌تأثیر نیستند، اما وقتی جای تحلیل فروش واقعی و شناخت رفتار بازار را می‌گیرند، نتیجه معمولاً انباشت کالا، خواب سرمایه و در نهایت فشار برای فروش با تخفیف‌های سنگین است.

کنترل پیش از عمل در این مرحله یعنی توجه به آمار فروش دوره‌های گذشته، بررسی وضعیت هر منطقه و کانال فروش و مهم‌تر از همه هماهنگ‌کردن حجم خرید با توان واقعی تیم فروش. این کار کمک می‌کند خریدها به جای حدس و گمان، بر پایه شواهد انجام شوند.

انبار؛ آخرین فرصت برای جلوگیری از اشتباه

پیش از خروج کالا از انبار، آخرین فرصت برای پیشگیری از بسیاری از خطاها فراهم است. اعتبار سنجی درست مشتریان و تایید فاکتور ، تطبیق سفارش با بار ارسالی، بررسی سلامت کالا و توجه به تاریخ مصرف، اگرچه کارهای ساده‌ای به نظر می‌رسند، اما بی‌توجهی به همین موارد کوچک منشأ بسیاری از مرجوعی‌ها و نارضایتی‌های بعدی است.

تجربه نشان داده بخش زیادی از هزینه‌های اضافی لجستیک از همین نقطه و به‌دلیل بی‌دقتی‌های اولیه ایجاد می‌شود.

تیم فروش؛ آمادگی قبل از حضور در بازار

ویزیتور وقتی وارد بازار می‌شود باید بداند دقیقاً چه چیزی را، با چه شرایطی و به چه مشتری‌ای عرضه کند. آموزش‌های قبل از شروع کار، شفاف بودن سیاست‌های قیمت و تخفیف و مشخص بودن انتظارات از سبد فروش هر کانال، همگی نمونه‌هایی از کنترل پیش از عمل هستند.

وقتی این آمادگی وجود نداشته باشد، بعداً هرچقدر هم جلسه و تذکر برگزار شود، تنها در حال اصلاح اشتباهاتی هستیم که می‌شد از ابتدا از آن‌ها جلوگیری کرد.